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無料の仕事効率化ツールで仕事の無駄を省く。おすすめツール3選

サモハン

2018年より本格的に情報発信&アフィリエイトに取り組み1億円以上稼いできたサモハンと申します。

借金、自己破産から脱出し現在は自由に仕事をしています。

「自己破産から年商1億円まで登りつめたサモハンのプロフィール」>>

悩む人
・仕事効率化ツールって何?

・おすすめの仕事効率化ツールは?

・まずは何から導入すればいいの?

この記事ではこのような悩みが解決できます。

新型コロナウイルス感染防止のため、多くの企業で在宅ワークが推奨されたことは記憶に新しいです。

それがきっかけとなり、仕事効率化ツールが一気に浸透しました。

しかしその需要の高まりから様々なサービスがリリースされ、結局どれを使えばいいのか分からなくなっているという問題もあります。

そこで本記事では、今すぐにでも導入すべき仕事効率化ツール紹介します。

仕事を効率化にきっと役立つ内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

なぜ効率化が重要なのか

まずなぜ多くの企業で、仕事効率化ツールが用いられたのかを整理します。

仕事効率化とは、仕事をよりスムーズに行うために無駄な業務を省くことです。

ここでいう“無駄”とは、毎日行う定型作業や、時間がかかる単純作業を指します。

つまり無駄を省くことで結果的にひとりひとりの生産性が向上し、コスト削減の効果が見込めます。

仕事効率化ツールはもちろんこれまでにも存在していましたが、コロナ禍における半ば強制的な在宅ワークで必要不可欠なツールとなりました。

 

仕事効率化ツールを導入するメリット

仕事効率化ツールを使うメリットは、

 

・人件費の削減

・タスク管理がしやすい

・新しい働き方を可能にする

 

この3つがあげられます。

 

仕事効率化ツールのメリット① 人件費の削減

仕事効率化ツールは無駄な会議を削減し、一部のタスクを自動化してくれるため、人件費の削減を可能にします。

例えば情報共有ツールを使うと、社内の報連相をリモートですぐにできます。

さらにテレビ会議ツールを使うと、対面で話すよりもやや距離感があるため、無駄な会話が無くなる上に情報密度があがるという効果もあります。

 

仕事効率化ツールのメリット② タスク管理がしやすい

タスク管理化ツールは、タスクをリストに記入し、進捗状況に応じて整理するツールです。

リストの整理はドラック&ドロップで、他のボードに動かすだけという分かりやすい操作性になっています。

進捗状況が一目で分かるため優先度付けがしやすく、タスク漏れを防ぐことが可能です。

 

仕事効率化ツールのメリット③ 新しい働き方を可能にする

複数の仕事効率化ツールを駆使すると、もはや社内に居なくとも問題なく仕事が行えます

そのため子育てで仕事を続けるのが難しい、毎日の満員電車がストレスになっているといった悩みから従業員を解放できます。

働く場所から住む場所を選ばなくても良くなり、都心と地方に住む従業員同士で仕事を一緒にできます。

これからオフィスを持たない会社も増加してくるでしょう。

 

無料で使える!おすすめ仕事効率化ツール

冒頭でも触れた通り、仕事効率化ツールが沢山ありどれを使ったらよいか迷ってしまうと思います。

そこでまずは使ってみて導入を検討できるように、無料/有料プランがあるおすすめの仕事効率化ツールを厳選しました。

無料プランは機能が制限されているため、業務効率化に繋がったら有料プランに移行するとよいでしょう。

 

見やすさを追求した情報ストックができる仕事効率化ツール

Stock(ストック)

Stockは「チャットツールだとどんどん情報が流れてしまって、必要なファイルが見つけられない場合がある」という悩みを解決してくれるツールです。

クライアント名や、プロジェクト名などチームごとにフォルダを作成し、さらにノートで細かく情報を分けてからテキストで記入するため、必要な情報を必要なときにさっと取り出せます。

ちなみにテキストだけではなく、画像やファイルのアップロードも簡単に行えます。

各ノートに関連するタスクが設定できるため、タスク管理も同時にできる非常に便利なツールです。

 

無料でビデオ/音声通話までできる!社内外の誰とでもつながれる仕事効率化ツール

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkはメール、電話、会議・訪問の役割を担えるチャットコミュニケーションツールです。

Chatworkユーザーであれば、すぐにメッセージのやりとりができるため、社内外を問わず使えるのが魅力です。

仕事版のLINEと称されることが多いChatworkはファイルの容量制限がなく資料の添付が簡単、さらにグループチャットにメッセージを送信すればCC/Bcc漏れの心配がありません。

高いセキュリティ基準から大企業や官公庁まで導入していて、利用企業は28.1万社にものぼります。

自社で管理するよりもセキュリティ対策が強固なものとなるため、まだ導入していないならばぜひ検討してほしいツールです。

 

仕事もプライベートにも活用できる無料仕事効率化ツール

Googleカレンダー

パソコンでもスマートフォンでもGoogleアカウントさえあれば無料で使えるGoogleカレンダーは、仕事でも活躍してくれる便利なツールです。

Googleカレンダーでは他の人とスケジュールを共有することが可能で、社内の予定やプロジェクト管理に活用できます。

スマートフォンやPC、タブレットと使用するデバイスを問わないので、いつでも予定を確認できてダブルブッキングを防げます。

 

まとめ

今回は仕事効率化ツールを導入するべき理由と、無料で使える仕事効率化ツールを3つ紹介しました。

記事のまとめ

仕事の無駄を省くことは、生産性向上と人件費削減になる

→仕事効率化ツールによってコミュニケーション・タスクを最適化できるため

⇒仕事効率化ツールを導入するべき

 

仕事効率化ツールは、ベンチャー企業から官公庁まで会社規模を問わず導入されています。

しかしただ導入して終わりではなく、削減して生まれた時間で何ができるか考えていくことが最も重要です。

ぜひ仕事効率化ツールを活用して、ビジネスで成功をおさめましょう。

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